Guide för import av kunder
För att underlätta hanteringen av många kunder samtidigt har EasyCashier möjligheten att importera Excel-filer med kundinformation (av filtypen .xlsx eller .csv).
Du kan både skapa och uppdatera kunder genom en import.
Funktionen för att importera kunder finner du i Back office under Kunder > Kunder och sedan Import i övre högra hörnet.
Systemet använder kolumnrubrikerna i filen för att tolka informationen.
Därför är det viktigt att dessa rubriker är korrekt stavade och matchar vad systemet förväntar sig.
Hantering av filer #
För hantering av filformatet som används vid import krävs ett program som kan öppna och redigera filerna. Vi rekommenderar alltid användning av Microsoft Excel.
Om du inte har tillgång till Microsoft Excel finns gratisalternativ på marknaden med motsvarande grundfunktionalitet. Vi rekommenderar i så fall LibreOffice.
För enkel hantering rekommenderar vi alltid att du utgår från vår exempelfil.
Länk för nedladdning av exempelfilen finner du här.
Du finner också en lista över samtliga kolumner filen kan inkludera i Back office genom att klicka in på Kunder > Kunder och i övre högra hörnet välja Import.
Beroende på om du vill uppdatera befintliga kunder eller skapa nya kunder gäller olika förutsättningar.
Du kan även både skapa och uppdatera kunder i samma fil.
OBS: När en import påbörjats kan den inte ångras eller tas bort.
Inför större ändringar rekommenderar vi att först exportera kundregistret i sin helhet, så att informationen finns sparad om importen skulle innehålla fel..
Import av nya kunder #
Vid import av nya artiklar finns ett antal obligatoriska kolumner.
Filen du importerar behöver innehålla samtliga kolumner för att nya artiklar kan skapas upp.
Kolumner för att skapa kunder (obligatoriska)
- Kundnummer
- Namn
Uppdatering av befintliga kunder #
Om du i stället vill uppdatera befintliga artiklar, räcker det att filen innehåller Kundnummer samt de fält du vill ändra.
Du behöver inte ta med alla kolumner, utan endast de som är aktuella för uppdatering.
Vid till exempel uppdatering av E-post behöver filen endast innehålla kolumnerna Kundnummer samt E-post
Importhistorik #
För att se och kontrollera resultatet av en import klickar du på Konto > Importhistorik.
Här visas samtliga importer som genomförts i systemet.
I vyn visas hur många objekt som skapats/uppdaterats samt eventuella fel.
Vid eventuella importfel kan du klicka in på en specifik import och se felmeddelandet samt vilken rad i filen som orsakade felet. Denna vy visar upp till 10 felmeddelanden.
Det är väldigt vanligt att samma fel förekommer på flera eller alla rader i filen.
Vanliga orsaker till importfel #
Felaktiga rubriker
Systemet använder kolumnrubrikerna i filen för att tolka informationen. Rubrikerna måste därför vara korrekt stavade och matcha vad systemet förväntar sig.
Automatisk formatering i Excel
Microsoft Excel kan ibland automatiskt formatera t.ex. kundnummer, telefonnummer eller postnummer (till exempel ta bort inledande nollor eller omvandla till datum).
Detta kan orsaka fel vid importen.
Nyckelord: kunder , import , kundimport , customer , import , excel