Servicehantering
Med servicehantering sköter du reparationer och serviceuppdrag direkt i EasyCashier. All information om ett ärende samlas på ett ställe, från att kunden lämnar in produkten till att den är färdig och betald. Kunden kan få ett SMS när ärendet tas emot och ett när produkten är klar att hämtas, så du slipper hålla reda på lappar och listor vid sidan av kassan.
Bra att veta: Servicehantering är gratis fram till den 31 december 2026. Därefter kostar funktionen 179 kronor per månad. Varje SMS som skickas kostar 0,75 kronor. Har du EasyCashier Kundklubb får du ett rabatterat pris per SMS.
Så fungerar ett serviceärende #
- Kunden lämnar in en produkt. Du skapar ett serviceärende i kassaklienten med kund, arbetsbeskrivning, artiklar och beräknad klartid.
- Ärendet får ett nummer. Du kan skriva ut en kopia till kunden och en till butiken, och skicka en bekräftelse via SMS.
- När arbetet är utfört markerar du ärendet som färdigt. Kunden kan få ett SMS om att produkten är redo att hämtas.
- När kunden hämtar produkten betalar du ärendet. Artiklarna läggs in i försäljningen i kassan och du tar betalt som vanligt.
Själva arbetet med ärendena sker i kassaklienten. Det är där du skapar ärenden, ändrar uppgifter, markerar dem som färdiga och tar betalt. I Back office aktiverar du funktionen, gör inställningarna och följer upp ärendena.
Aktivera servicehantering #
Servicehantering finns som ett eget menyval i Back office.
Gå till Servicehantering > Inställningar. Är funktionen inte påslagen står Ej aktiverat vid Status.
- Fyll i de inställningar du vill använda. Du kan även ändra dem i efterhand.
- Klicka på Aktivera längst ner på sidan.
Status ändras till Aktiv.
Längst ner på sidan finns nu Spara för att spara ändrade inställningar, och Ta bort för att stänga av servicehantering igen.
Inställningar i Back office #
Inställningarna finns under Servicehantering > Inställningar. Här styr du SMS till kunden, snabbknappar i kassan och moms. Klicka på Spara när du är klar.
SMS till kunden #
Du kan skicka två olika SMS: ett när ärendet lämnas in och ett när det är färdigt. Båda ställs in var för sig.
- Skicka SMS vid inlämning – kunden får ett SMS när du sparar ett nytt serviceärende.
- Skicka SMS vid klar – kunden får ett SMS när du markerar ärendet som färdigt.
- Använd egen SMS-mall – bocka i om du vill skriva en egen text i stället för standardtexten.
- Egen SMS-mall – här skriver du din text.
Till höger på sidan ser du vilken SMS-avsändare som står som avsändare på meddelandet, och vilka variabler du kan använda i mallarna.
Följande variabler byts ut mot rätt uppgifter när SMS:et skickas:
| Variabel | Ersätts med |
|---|---|
{serviceärende} | Servicenummer |
{beräknasklar} | Beräknas klar: YYYY-MM-DD HH:MM |
Raden med {beräknasklar} tas bara med om ärendet har ett angivet värde för när det beräknas vara färdigt.
Inställningar i kassan #
Dessa inställningar styr hur serviceärenden fungerar i kassaklienten.
- Artikelnummer för snabbknappar – ange ett artikelnummer per rad, högst fem rader. Artiklarna visas som knappar i serviceärendefönstret så att du snabbt kan lägga till dem, till exempel timpris och fast pris.
- Standardtid för klar – det klockslag som föreslås som beräknad klartid. Klockslaget finns också som en egen snabbknapp i serviceärendefönstret.
Tips: Artiklarna du anger som snabbknappar måste finnas i artikelregistret. Lägg upp dem under Artikelhantering innan du fyller i artikelnumren här.
Reducerad moms för produkter #
För vissa typer av reparationer är det tillåtet att använda reducerad moms på 12 procent, även på material som används i samband med reparationen. Det kan till exempel gälla en kedja som byts på en cykel.
- Använd reducerad moms för produkter – när den är ibockad sätter kassan 12 procents moms på produkter som normalt har 25 procent.
- Kontonummer för reducerad moms – det konto som används för den reducerade momsen. Kontot behöver vara inställt för 12 procents moms i ditt bokföringsprogram.
Varning
Du ansvarar själv för att kontrollera med Skatteverket att din verksamhet är berättigad att använda reducerad moms. Vet du inte vilket kontonummer du ska använda, kontakta den person eller det företag som sköter din bokföring.
Hitta serviceärenden i kassan #
Klicka på Administration längst ner i kassabilden, eller tryck F10.
Bland knapparna finns nu Nytt serviceärende och Visa serviceärenden.
Använder du funktionerna ofta kan du lägga dem som knappar direkt i kassabilden. Det gör du under Administration > Snabbknappar > Lägg till funktionsknapp.
Tips: Läs mer om hur du lägger upp och placerar knappar i vår guide om snabbknappar.
Skapa ett serviceärende #
Klicka på Nytt serviceärende.
- Klicka på Välj kund och sök fram kunden. Namn och telefonnummer visas ovanför knappen. Telefonnumret används för SMS till kunden.
- Välj Kassör i listan.
- Inlämnad fylls i automatiskt med dagens datum och klockslag.
- Ange när arbetet Beräknas klar. Du kan skriva datum och tid direkt, eller använda snabbknapparna Idag, +1 dag, +30 min, +1 timme och knappen med standardtiden från Back office.
- Skriv en Arbetsbeskrivning. Den kan skrivas ut på kundens kvitto.
- Skriv en Intern anteckning om det behövs. Den är bara till för butiken.
- Lägg till artiklar. Använd snabbknapparna eller Lägg till artikel. Med Öka antalet, Minska antalet och Ta bort artikel justerar du raderna i listan.
- Kontrollera summan under Totalt och klicka på Spara.
När du sparar får du välja vad som ska hända:
- Skicka inlämningsbekräftelse via SMS – går bara att välja om SMS vid inlämning är aktiverat i Back office. Är det inte det står Inlämningsbekräftelse via SMS ej aktiverat.
- Skriv ut serviceärende (till kund) – utskrift som kunden får med sig.
- Skriv ut serviceärende (till butik) – utskrift som stannar i butiken, till exempel att fästa på produkten.
Klicka på Spara. En bekräftelse visar vilket nummer ärendet fick och om något SMS skickades.
Tips: Numret är ärendets referens. Be kunden ta med sig utskriften, eller anteckna numret, så går det snabbare att hitta ärendet när produkten ska hämtas.
Öppna ett befintligt serviceärende #
Klicka på Visa serviceärenden.
- Sök på ärendenummer, kundens namn eller telefonnummer i fältet Serviceärende, namn, telefon.
- Välj status. Under Status filtrerar du på Ej klar, Klar eller Alla, och på Ej betald, Betald eller Alla.
- Klicka på Sök.
- Markera raden i listan och klicka på Visa markerat serviceärende.
Listan visar ärendenummer, kund, telefonnummer, kundnummer, datum samt om ärendet är klart och betalt.
Markera ett ärende som färdigt #
När du öppnar ett sparat serviceärende är knapparna längst ner aktiva.
Klicka på Markera som färdig när arbetet är utfört. Fältet Klar fylls i med datum och tid. Är Skicka SMS vid klar aktiverat i Back office får kunden ett SMS om att produkten är redo att hämtas.
I det öppnade ärendet finns även:
- Radera serviceärende – tar bort ärendet.
- Skriv ut serviceärende – skriver ut ärendet på nytt.
- Betala serviceärende – flyttar över ärendet till kassan för betalning.
Betala ett serviceärende #
- Öppna serviceärendet och klicka på Betala serviceärende.
- Välj om Lägga till arbetsbeskrivning på kvittot ska vara ibockad. Då skrivs arbetsbeskrivningen ut på kundens kvitto.
- Klicka på Ok.
Ärendet läggs in i kassan med ärendenumret överst, arbetsbeskrivningen och de artiklar som finns i ärendet. Ta betalt som vanligt.
Serviceärenden på kundkortet #
Alla serviceärenden för en kund samlas på kundkortet under fliken Serviceärenden. Där ser du ärendenummer, datum, om ärendet är klart och betalt samt arbetsbeskrivningen.
Så här ser fliken ut i kassaklienten:
Samma uppgifter finns på kundkortet i Back office:
Följ upp serviceärenden i Back office #
Under Servicehantering > Serviceärenden ser du alla ärenden samlade.
Sök på servicenummer, kundnummer, namn eller telefonnummer i sökfältet. Uppdatera hämtar listan på nytt och Rensa filter nollställer sökningen. Listan visar servicenummer, när ärendet skapades, kund, om det är klart och betalt samt arbetsbeskrivningen.
Klicka på ett ärende för att se det i sin helhet. Till vänster visas uppgifter om ärendet och kunden.
Till höger visas arbetsbeskrivning, interna anteckningar och artiklarna på ärendet, inklusive om reducerad moms använts.
Vyn i Back office är till för att följa upp. Ska något ändras i ärendet gör du det i kassaklienten.
Om något inte stämmer #
Får kunden inget SMS, kontrollera att kunden har ett telefonnummer på kundkortet och att rätt SMS-inställning är ibockad under Servicehantering > Inställningar. Saknas snabbknapparna i serviceärendefönstret, kontrollera att artikelnumren är ifyllda under Inställningar i kassan och att artiklarna finns i artikelregistret.
Behöver du hjälp är du välkommen att kontakta vår support.