Guide för integration: Fortnox
Använda Fortnox-integrationen #
Fortnox-integrationen har fem olika funktioner med separata inställningar. Ni väljer själva vilka utav funktionerna ni vill använda när integrationen aktiveras.
Funktionerna möjliggör export samt import av information mellan EasyCashier och Fortnox.
Export innebär att information skickas från EasyCashier till Fortnox.
Import innebär att information hämtas från Fortnox till EasyCashier.
Instruktioner för att aktivera integrationen samt vad som krävs för att Z-rapporter automatiskt ska skickas från EasyCashier till Fortnox finner du här.
Denna guide innehåller information om integrationens olika funktioner och hur du konfigurerar dessa.
Konfigurationen sker via EasyCashier Back office under Integrationer > Affärssystem.
Z-rapporter #
Exportera Z-rapporter
Med detta alternativ markerat skickas Z-rapporter som skapas i kassan automatiskt till Fortnox och skapar ett verifikat.
De bokföringskonton som finns med på Z-rapporten behöver existera och vara aktiva i Fortnox.
Inkludera PDF
Med denna ruta markerad bifogas även varje Z-rapport i pdf-format och knyts till verifikatet som skapas i Fortnox.
Verifikationsserie
Om ni anger en specifik verifikationsserie i detta fält, t.ex. “F”, kommer Fortnox skapa upp verifikat från EasyCashier på denna verifikationsserie.
Observera att den angivna verifikationsserien måste existera i Fortnox och ha rutan ”Manuell kontering” markerad.
Om ingen specifik verifikationsserie anges kommer Fortnox som standard att använda sig av den första existerande verifikationsserien som har ”Manuell kontering” markerad.
För mer information om verifikationsserier hänvisar vi till Fortnox dokumentation.
Artiklar #
Integrationen till Fortnox inkluderar även möjligheten att synkronisera artikelinformation mellan systemen.
Artiklar kan hanteras både från EasyCashier och Fortnox. Beroende på vilket system du gör ändringar i fungerar flödet på två olika sätt.
Utbytet av information mellan EasyCashier och Fortnox baseras på Artikelnummer.
Oavsett om du exporterar eller importerar artiklar gäller följande information.
Artikelnumret existerar inte sen tidigare > En ny artikel skapas
Artikelnumret existerar > Den befintliga artikeln uppdateras
Fält som används vid export/import av artiklar
Information från följande fält synkroniseras.
Försäljningspriset konverteras till exklusive eller inklusive moms beroende på vilket system som informationen skickas från.
| EasyCashier | Fortnox |
| Artikelnummer | Artikelnummer |
| Benämning | Benämning |
| Försäljningspris inkl. moms | Pris |
| Streckkod | EAN |
| Inköpspris (exkl. moms) | Kalkylkostnad |
| Lagerplats | Lagerplats |
| Artikeltyp | Typ av artikel |
| Lagervara | Lagervara |
| Bokföringskonto | Försäljningskonto |
| Leverantörs artikelnummer | Tillverkarens artikelnummer |
Importera artiklar
Klickar du på detta alternativ importeras artikelregistret från Fortnox till EasyCashier.
Om ett artikelnummer ej existerar i EasyCashier kommer en ny artikel att skapas.
Existerar redan artikelnumret i EasyCashier kommer den befintliga artikeln att skrivas över med informationen från Fortnox.
Exportera artiklar
Med detta alternativ aktiverat skickas ändringar på befintliga artiklar samt nya artiklar från EasyCashier till Fortnox.
För att ändringar/nya artiklar ska skickas från EasyCashier till Fortnox behöver alternativet Affärsystem vara aktiverat på artikeln.
Denna inställning kan hanteras manuellt per artikel under Artikelhantering > Artiklar > Sök fram relevant artikel.
Alternativt genom import av Excel-fil.
Ändringar skickas när man klickar på Spara på den individuella artikelns artikel-kort i EasyCashier.
Om artikelnumret ej existerar i Fortnox kommer en ny artikel att skapas.
I det fall artikelnumret du uppdaterar/skapar i EasyCashier redan existerar i Fortnox kommer artikeln i Fortnox att uppdateras.
Prislista #
Här anger du standardprislistan i Fortnox som integrationen ska använda.
Om du är osäker på vilken prislista som ska användas hänvisar vi till dokumentation från Fortnox.
Lager #
Integrationen har även funktionalitet för synkronisering av lagersaldo.
En förutsättning för att lagersaldo ska synkroniseras på en artikel är att den existerar i båda system med samma artikelnummer.
Artikeln behöver också ha alternativet ”Affärssystem” aktivt i EasyCashier Back office.
Importera och exportera lagersaldo
Med detta alternativ markerat är synkroniseringen av lagersaldo aktiv.
Artikeltransaktioner som sker i EasyCashier skickas/exporteras automatiskt till Fortnox inom en minut.
En artikeltransaktion registreras varje gång ett lagersaldo uppdateras i EasyCashier.
Klockan 01:00 varje natt sker en automatisk hämtning/import av lagersaldot från Fortnox.
Under hämtningen kommer artiklar med alternativet “Affärssystem” aktiverat att uppdateras med det lagersaldo som finns i Fortnox.
OBS! Om en artikel inte existerar i Fortnox kommer lagersaldot i EasyCashier att bli 0 efter den nattliga hämtningen då Fortnox sköter all lagerdata.
Denna princip innebär också att alla lagerrapporter hämtas ut genom Fortnox.
In/utleveranser kan skötas genom både EasyCashier och Fortnox.
OBS! Om ni väljer att inventera i EasyCashier är det viktigt att ingen lagerhantering sker i Fortnox under tiden som inventeringen pågår.
Lagersaldo för butik
Här väljer du vilken butiks lagersaldo som ska synkroniseras med Fortnox.
Senaste importen
Här visas en tidsstämpel för när den senaste importen av lagersaldo från Fortnox genomfördes.
Kunder #
Integrationen stödjer även synkronisering av kundinformation.
Kunder kan hanteras både från EasyCashier och Fortnox. Beroende på om du vill exportera eller importera kunder finns vissa skillnader.
Fält som används vid export/import av kunder
Information från följande fält synkroniseras.
| EasyCashier | Fortnox |
| Kundnummer | Kundnummer |
| Organisationsnummer | Organisationsnummer |
| Namn | Namn |
| Adress 1 | Fakturaadress |
| Adress 2 | Fakturaadress 2 |
| Postnummer | Postnr |
| Postort | Ort |
| E-post | E-post |
| Telefon 1 | Telefon |
Importera kunder
Klickar du på detta alternativ importeras kundregistret från Fortnox till EasyCashier.
Vid import av kunder kommer EasyCashier i den mån det går att skapa kunder med samma kundnummer som i Fortnox. Om kundnumret redan existerar så kommer EasyCashier att bestämma ett nytt kundnummer.
Exportera kunder
Med detta alternativ aktiverat skickas ändringar på befintliga kunder samt helt nya kunder från EasyCashier till Fortnox.
För att ändringar/nya kunder ska skickas behöver alternativet ”Affärssystem” vara aktivt på kundkortet i EasyCashier.
Vid export av kunder gör EasyCashier först en sökning efter kundens organisationsnummer i Fortnox.
Existerar organisationsumret på en befintlig kund i Fortnox knyts den samman med motsvarande kund i EasyCashier.
Om organisationsnumret inte existerar sedan tidigare skapas en ny kund i Fortnox.
Om EasyCashier behöver skapa en kund i Fortnox så kommer den nya kunden i Fortnox få samma kundnummer som i EasyCashier i den mån det går. Ifall kundnumret redan existerar i Fortnox så kommer Fortnox bestämma ett nytt kundnummer.
Fakturaunderlag #
Det går även att skapa fakturor / orders Fortnox direkt från kassan.
Fakturaunderlag används i systemet som underlag till fakturering, med en aktiv integration till Fortnox kan dessa fakturaunderlag skickas direkt till Fortnox och skapa en faktura/order.
För att fakturaunderlag ska exporteras så måste dess kund och samtliga artiklar finnas upplagda i Fortnox.
Detta kan du enkelt säkerställa genom att använda funktionerna för export/import av artikel samt kundregister med Fortnox.
Exportera fakturaunderlag
Med detta alternativ aktiverat skickas fakturaunderlag som skapas i EasyCashier automatiskt till Fortnox.
Fakturaunderlag kan också skickas manuellt genom att söka fram fakturaunderlaget och välja ”Skicka till affärssystem” under Transaktioner > Fakturaunderlag.
Skapa fakturaunderlag som
Här väljer ni om fakturaunderlagen ska exporteras som Orders eller som Fakturor.
Om ni väljer att Skapa fakturaunderlag som Order kan ni sedan fakturera eller samlingsfakturera dessa orders direkt från Fortnox.
Access #
Här visas vilka moduler i Fortnox som integrationen har åtkomst till.
Denna info baseras på vilka funktioner som valdes när integrationen aktiverades.
Synkroniseringskö #
All information som skickas från EasyCashier till Fortnox hamnar först i er Synkroniseringskö som du hittar i Back office under Integrationer > Synkroniseringskö.
Eventuella fel som inträffar visas i denna kö, mer information om detta finner du här.
Om ni har frågor eller behöver hjälp med integrationen är ni välkomna att kontakta EasyCashiers support via e-post eller telefon.
08-124 488 00, knappval 1 i växeln.